《第二轮土地承包到期后再延长30年试点工作档案管理办法》（以下简称《办法》）“第三章 管理要求”共8条，以加强第二轮土地承包到期后再延长30年试点工作（以下简称“延包”）档案规范管理为目标，按照延包档案工作业务流程，明确了延包文件材料形成、收集、分类、整理、归档和延包档案保管、移交、利用等各工作环节的具体要求。

形成与收集（第十一条）

为了保证延包档案的质量，《办法》第十一条对延包文件材料形成、收集工作提出了明确要求。县乡村三级负责延包工作的业务部门人员作为形成、收集延包文件材料的责任主体，应当按照“四同步”原则，在延包工作各个环节开始时要注意及时收集形成的延包文件材料，确保档案工作与业务流程紧密衔接、同步开展。这样既可以通过档案工作与业务流程的整合减少重复劳动，提升工作效率，又可以防止已形成的延包文件材料出现遗散缺失等情况，避免“亡羊补牢”式的后期补救，从而确保延包文件材料的原始性、真实性、完整性、系统性。

形成延包文件材料时应当注意符合档案长期保管要求，包括采用黑色中性笔、碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的字迹材料印制或书写，不使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸、热敏纸等不耐久的字迹材料印制或书写；如出现原件为不耐久字迹材料的，应当进行复制并将原件与复制件一同归档；纸张应当采用韧性好、耐久性强的纸张，保管期限为永久、30年的档案使用棉线三孔一线缝制或不锈钢钉等对纸张无损害的安全材料装订；计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件等。

收集延包文件材料时应当注意符合文件材料归档要求，如收集的文件材料一般应为原件，且需要组件齐全、内容完整，记录真实准确、与实际相符，达到“图表册一致、人地档相符”的要求。纸张表面要整洁美观，文字、图表等必须字迹清楚。单位制发的文件材料必须加盖公章并注明日期，联合发文的每个单位都必须盖章，由个人或家庭形成的文件材料必须有个人或户主签名，未经签字盖章或缺乏有效委托证明材料的代签文件，一律不得归档。

分类与整理（第十二、十三、十四条）

根据延包工作实际，《办法》第十二条将延包档案划分为综合管理类、合同管理类和特殊载体类三类。综合管理类主要是延包工作政策部署、方案实施、业务指导、考核检查、宣传培训、通报表彰、工作总结、信访调处等内容；合同管理类主要是土地承包合同相关内容，核心是“一户一档”文件材料；此外将音像、实物、电子文件等特殊载体文件材料作为特殊载体类纳入归档范围。同时，根据档案的重要程度和价值大小，将延包档案保管期限规定为永久和定期，其中定期又分为30年和10年。县乡村三级延包业务工作人员在界定文件材料的归档范围、划分档案保管期限时，可以参照《办法》附件《第二轮土地承包到期后再延长30年试点工作文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

《办法》第十三条明确了延包文件材料的整理原则和整理方法。延包文件材料的整理应当遵循以下3个原则：一是遵循文件材料的形成规律，即按照文件材料办理的自然过程进行整理；二是保持文件材料之间的有机联系，即保持文件组件之间及文件之间的关联，通过档案内在联系体现延包具体业务活动的本来面貌；三是便于保管和利用，即根据文件的不同价值采取不同的保管策略，以提高管理效能和利用效率。就具体整理方法和标准而言，各地延包工作形成的综合管理类档案大部分是文书档案，一般应当按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）以件为单位进行整理，部分合同管理类档案也可以按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—2008）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）以卷为单位整理。照片、音像、实物等特殊载体类档案虽然与相关纸质档案密不可分，但为了便于保管和利用，一般应当按照相应规范以件（张）等为单位单独整理编目，可以通过注明档案参见号和互见号的方式与纸质档案建立对应关系，从而维护档案的完整性、系统性。照片档案还应当配有时间、地点、人物和事由等文字说明。电子文件按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）要求整理。

《办法》第十四条基于延包档案工作实际情况，对第十三条进行了补充说明，明确合同管理类中具体涉及农户有关的身份信息和承包合同等文件材料，应当以农户为单位“一户一档”进行整理。“一户一档”整理要求，强调的是涉及农户的有关延包文件材料要单独整理，避免与其他农户或村级形成的文件材料相互混淆。“一户一档”是发包方（村集体经济组织）和承包方（农户）为签订延包合同而形成的涉及农户切身利益的文件材料，其作为延包档案的主要部分，需在验收合格后及时移交至县级综合档案馆保管。这样既保证了农户相关档案的齐全完整，也便于延包档案的安全保管和高效利用，从而更好地发挥档案记录延包过程、保障农民权益的作用。

归档与移交（第十五、十六条）

延包工作结束后，延包档案将经历文件材料归档和档案移交两个阶段，并依据分级实施、分类管理的原则，经全部验收合格后，分别按照县、乡、村三级各自档案的归属流向要求，最终实现延包文件材料应归尽归和延包档案永久保管，确保延包档案完整、准确、系统、安全。

《办法》第十五条规定各类延包文件材料应当及时归档，有两层含义。一是应当归档的文件材料必须全部归档，任何部门和个人不得拒绝归档、据为己有或擅自销毁、涂改、隐匿，特别是委托第三方协助开展延包业务工作或档案数字化的，应当在委托工作完成后及时督促其交还相应档案，不得因费用纠纷等原因导致档案滞留在非安全保管区域。二是必须在规定时间内归档，如文书类文件材料在第二年6月底前归档，照片、录音录像等音像类材料在活动结束或办理完毕后随时归档，采用延包网签业务系统的应当随办随归等。县乡村三级在组织归档时，交接双方应当根据归档目录清点核对，并履行交接手续。对同一归档文件材料，原则上不重复归档，因工作特殊需要的，可以建立副本。

按照《办法》规定，延包档案工作应当随着延包整体工作的完成而同步完成。作为延包工作的重要成果，只有齐全完整的延包档案才能真实全面反映延包工作全过程。因此延包工作结束后，县级农业农村主管部门应当会同同级档案主管部门及时开展档案验收工作，在验收时要重点检查延包档案的齐全完整系统规范和安全保管情况。对于延包档案不符合验收标准的，要督促指导相关单位及时整改完善。验收通过后，县级农业农村主管部门需要根据《办法》第十六条规定，组织向县级综合档案馆移交延包档案。经协商同意或者有统一要求的，可以提前移交并履行完备的移交手续。具体移交内容可参照《第二轮土地承包到期后再延长30年试点工作文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

保管和利用（第十七、十八条）

延包档案的保管同样遵循“统一领导、分级实施、分类管理、集中保管”原则。延包工作完成后，县级、乡镇形成的延包档案在向县级综合档案馆移交前分别由县级农业农村主管部门和乡镇负责保管，移交后则由县级综合档案馆按照馆藏要求进行统一管理并提供利用。根据《办法》第十七条规定，村级延包档案一般自行保管，不符合档案保管条件的，可以由乡镇档案部门代管。之所以如此规定，一方面是随着村级档案工作规范化建设不断推进，许多村级档案室已能够满足自行保管档案的条件，另一方面是与《村级档案管理办法》《乡镇档案工作办法》中有关规定保持一致，村级形成的延包档案所有权属于村集体，保管在村级档案室方便群众查询利用，实现“小事不出村、大事不出镇”，更好地服务农村基层治理。

管理档案是为了有效利用，提供利用是档案服务工作的最终目的。《办法》第十八条规定，县级综合档案馆应当按照规定向社会提供延包档案利用服务。延包档案移交进馆后，县级综合档案馆应当根据档案法及其实施条例中关于及时向社会开放档案、提供利用的有关规定，做好延包档案的规范化管理和开放利用工作。在具体方法上，档案部门要合理简化延包档案利用手续，积极拓展利用服务渠道，如将延包档案纳入本地区档案查询利用服务平台，通过政务内网、档案共享平台、查阅服务窗口等多种方式，充分运用信息化手段向相关部门和人民群众提供便捷的延包档案查询利用服务。

延包档案中有些档案事关农村地形地貌及村民个人信息等，涉及国家秘密和个人隐私，不能对外开放利用或者需要严格控制知悉范围，如延包外业调查测绘作业中产生的工作底图、地块分布图、数字影像图、地籍地形图，各乡镇和行政村分布示意图，村民的户籍信息，地方各类数据统计结果等。县级综合档案馆在提供延包档案开放利用时，要积极与县级农业农村主管部门沟通协作，共同做好延包档案的开放审核工作；同时严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》相关规定，做到既确保国家秘密安全又方便档案合理利用。总而言之，应当开放的，要积极开放并提供利用；不宜开放的，要严格保密或控制使用。

文章来源：《中国档案 》2025年第6期