在数字化、信息化、智能化浪潮的席卷下，档案工作面临一系列挑战和变革。《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》（以下简称《办法》）作为引领机关档案工作转型升级的重要指导文件，为推进数字档案室的科学建设与管理指明了方向，所附《数字档案室建设指标》（以下简称《指标》）呈现鲜明的变革导向，将加速机关档案工作从传统模式向现代模式转变。

《办法》的新意

1、以体系思维推进科学建设与管理

《办法》全面总结了2015年以来各地区各部门在试点阶段开展数字档案室建设的成功经验，提出逐步形成覆盖各领域、各层级的数字档案室体系的理念，意味着推进数字档案室建设不再局限于少数、个别机关单位先行先试，而要做到统筹规划、协调推进，构成一个具有全面性和系统性的有机整体。

2、以发展理念打破传统介质依赖惯性

《办法》将以电子形式归档电子文件和管理电子档案作为数字档案室的标志，引导机关转变档案管理理念。一直以来，由于办公习惯、业务系统建设等多方面因素，机关普遍存在电子文件与纸质文件混合流转的情形，在归档阶段困扰着档案部门。即便建设数字档案室，多数机关也习惯于继续以纸质方式管理，要求打印电子文件按纸质方式同步归档，甚至再对打印件进行数字化，使得档案管理趋于复杂。《办法》精准指向此类问题，在认定策略上侧重全过程管理，将有效化解上述困境。

3、以认定模式推动建设质量验证

开展认定工作是对数字档案室建设质量的重要验证手段，《办法》明确了数字档案室认定标准和程序，对数字档案室建设的各个方面进行全面评估。不仅在建设初期进行严格把关，确保数字档案室建设符合规范要求，而且在持续运行过程中，通过每5年一次的复认以及对系统变化的及时监管，实施动态管理，促使机关持续改进和优化数字档案室建设，避免“建后不用或不好用”现象，保障数字档案室始终处于良好的运行状态。

4、以激励机制激发建设动力和活力

《办法》为数字档案室建设提供了充足的发展空间和潜力，并释放出三个积极信号。一是将建设数字档案室与实施电子档案单套管理关联，赋予数字档案室作为单套管理基础性条件的全新意义，使机关更有动力建设数字档案室；二是要求国家综合档案馆提升电子档案接收能力，在移交环节促进档案馆室有序衔接，将极大程度提升电子档案在国家档案资源体系中的占比；三是提出新型数字化转型试点参与机制，鼓励积极应用大数据、人工智能等新一代信息技术，后续将更多地在通过数字档案室认定的机关探索实施。

《指标》设计逻辑和特点

1、设计逻辑

《指标》遵循《数字档案室建设指南》，在原有的数字档案室评价指标基础上，融入了电子文件、电子档案等相关法规标准最新要求，将有关指标要求进一步整合、组合，简化了指标复杂度，以定性和定量相结合方式区分建设质量和水平，分层递进引导数字档案室建设。《指标》分为基础指标和高水平指标两大部分，共有指标50项。其中，基础指标共30项，多数指标有符合、部分符合和不符合三种结果，针对系统衔接部署与衔接、人才、安全保障等硬性指标有符合、不符合两种结果，全部达到符合或部分符合要求，且部分符合不超过6项，为通过数字档案室认定，是数字档案室建设的基本要求；高水平指标共20项，仅有符合、不符合两种结果，达到第31项符合且第32～50项指标不少于13项符合要求，为高水平数字档案室，是数字档案室建设的品质要求。

2、指标特点

一是定性与定量结合。对于能够明确量化的指标，如资源管理类指标侧重采用定量描述，设定具体的量化标准，便于直观衡量建设成果。对于难以量化的功能性要求，如系统功能类指标侧重采用定性描述，提出原则性要求，讲求有效实现功能设计。对于部分定性定量兼而有之的指标，则综合反映细则要求，从不同角度全面评估数字档案室建设质量。

二是全面性与针对性兼顾。《指标》涵盖了数字档案室建设的各个关键环节，从组织建设、基础设施建设到电子文件归档与应用系统建设、档案数字资源建设、保障体系建设，从基础要求实现到高水平创新发展，都进行了详细描述。《指标》聚焦办公自动化系统实现归档，提出通过数字档案室建设认定的基础要求，针对目前机关业务系统归档普遍不理想的现象，将业务系统归档作为高水平指标的必备项，引导更好地建设资源覆盖全面的数字档案室。

三是实践与可操作性并重。指标细则紧密结合数字档案室建设实际，详细列明了各项建设内容的具体要求和标准，允许指标项存在部分符合的情形，对于特殊、差异化的做法均有针对性要求，增强了指标的可操作性，即使机关单位在实际工作中有章可循，也便于档案主管部门进行认定和指导。

《指标》内容概要

1、组织建设（2项）——明确责任分工与发展规划

组织建设是数字档案室建设的机制保障。改变了以往数字档案室建设职责不清的状况，确保从领导层面到具体执行部门，都能各司其职。在发展规划上，将电子文件归档与数字档案室建设纳入单位总体或信息化建设规划，使档案工作与单位整体发展紧密结合，避免了档案数字化建设的盲目性和孤立性。

2、基础设施建设（3项）——支撑平稳运行

基础设施建设是数字档案室稳定运行的硬件支撑。机房与网络环境的建设主要依托机关信息化基础设施，强调服务器及软硬件为主流产品，配备满足档案数字资源管理需求存储备份设备，提升系统性能和安全性。

3、电子文件归档与应用系统建设（11项）——实现全过程管理

电子文件归档与应用系统建设是数字档案室建设的核心。重点关注办公自动化系统电子文件归档功能，以在线方式通过接口向数字档案室应用系统归档，强调系统部署与衔接，提出门类划分、接收采集、检查检测、分类编目、检索利用、鉴定统计等功能指标，新增开放审核与移交要求，旨在实现电子档案的全过程管理。

4、档案数字资源建设（10项）——确保资源质量

档案数字资源建设致力于保障档案资源的质量。强调科学分类，将各门类电子档案和传统载体档案数字化成果全部纳入数字档案室应用系统集中统一管理。突出保证归档电子文件齐全完整，依法依规对电子档案来源可靠、程序规范、要素合规等方面严格把控，充分体现以电子形式归档电子文件和管理电子档案的导向。

对于机关单位普遍关心的电子档案单套管理问题，《指标》作了相应说明。对于通过系统形成和流转的文件，应该在电子文件归档与应用系统建设完备的条件下，采取仅以电子形式归档和管理的做法，如果再打印为纸质文件归档按双套管理，从文件的重复整理，到库房空间的双重占用，使得人力、物力资源耗费巨大，并且电子与纸质档案在内容核对、版本一致性维护上存在难度，不一致的情况时有发生，严重影响档案管理效率，背离了数字档案室建设的初衷，这是不可取的。同一份档案存在电子与纸质并行管理的，应至少保证管理的电子档案是完整且规范的，因形成和流转需要留存的相应纸质件要确保与电子件一致或能够对应。

5、保障体系建设（4项）——强化要素保障

保障体系建设为数字档案室运行提供了稳定支持。经费、制度、人才、安全保障4个方面缺一不可，是保障系统有效运转，档案数字资源持续安全管理的关键共同组成了数字档案室保障体系。

6、高水平指标（20项）——引领创新发展

高水平数字档案室指标为数字档案室建设树立了更高的标杆，鼓励机关在建成数字档案室的基础上进行创新和提升。业务系统要更多地支持在线归档，不断扩大数字档案室对接系统数量。借助新技术辅助鉴定、辅助识别、辅助检查、深度挖掘等，体现科技赋能效应。鼓励开发具有特色的档案应用，扩大数字档案室应用场景。提出更高的机房标准、更强的存储性能，以及异地备份、长期保存、转换迁移等，进一步体现了高水平的基础设施要求。引入系统满意度指标，通过用户体验反馈数字档案室的易用性和稳定性。在认定过程中，对于高水平指标应当严格把关，仅少数机关因档案规模较大、管理能力优秀、智能化突出，有实力建设高水平数字档案室。

试行阶段的考虑

《办法》选择以试行方式推行，主要基于实践检验的必要性而考虑，为后续调整优化预留空间。数字档案室建设不单纯是技术问题，还涉及管理模式的变革，《办法》和《指标》在实际运行中可能会遇到各种问题，需要观察其适用性。在未来一段时间内，档案主管部门和机关单位若发现某些内容不符合实际情况，或有更新的理念和措施，可以及时收集反馈，这有助于试行文件在实践中不断完善，确保能更好地适应机关数字档案室建设的实际情况。

展望

《办法》的实施，关键在于理念的转变、技术的融合以及管理模式的创新，我们或将见证档案数字资源的深度开发和利用、基于档案大模型的决策支持系统的普及，未来将赋予数字档案室无限可能。

来源：《中国档案》2025年第2期