国家档案局办公室近日印发《推进机关数字档案室建设实施办法（试行）》（以下简称《办法》）。《办法》是在新形势下贯彻落实党中央、国务院关于数字中国战略的重要举措，也是贯彻落实档案法及实施条例，统筹推进数字档案室科学建设与管理，引领机关档案工作转型升级的基础性文件，具有十分重要的意义。

近年来，国家档案局围绕机关档案工作数字化转型发展目标要求，积极推进数字档案室建设，2014年发布《数字档案室建设指南》，2015年启动数字档案室建设试点，2016年印发《数字档案室建设评价办法》，初步建立了标准和试点推进模式。2020年印发《国家档案局关于进一步推进机关数字档案室建设的意见》，引导各地区建立发展规划，加快推进重点领域机关数字档案室建设，提升档案数字资源管理能力。目前，已有多个中央和国家机关在本级运行数字档案室，部分省份建立了发展规划和建设标准，开展本行政区域内的指导和评价工作。从总体上看，数字档案室建设已在各地区各部门形成广泛认同，机关单位普遍存在应用需求。2024年3月1日起施行的《中华人民共和国档案法实施条例》明确鼓励有条件的机关开展数字档案室建设。2024年9月国家档案局公布《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号），进一步规范了电子档案的管理。为了更好地指导各地区各部门应对数字档案室建设实践中遇到的新问题新挑战，结合中央文件精神要求，国家档案局及时出台新的《办法》，提出新举措，将数字档案室建设由试点阶段过渡到常态化推进阶段。 

《办法》制定，先后组织了2次专家研讨，并面向全国档案部门广泛征求意见，收到139条意见建议，修改形成《办法》送审稿。之后选取4家机关单位按《办法》送审稿进行了数字档案室建设预认定，在实践中论证制定《办法》的可行性，得到了充分认可。2024年12月经国家档案局批准印发。

《办法》是落实党中央、国务院部署的战略需要。习近平总书记高度重视档案工作，提出档案工作要走向现代化。党中央、国务院先后发布《数字中国建设整体布局规划》《国务院关于加强数字政府建设的指导意见》等文件，提出实施“数字中国”战略，加快推进“数字政府”建设。党的二十届三中全会《决定》提出“完善促进数字产业化和产业数字化政策体系”，强调“加快新一代信息技术全方位全链条普及应用”。推进数字档案室建设，是机关档案工作把握新一轮科技革命新机遇，融入“数字中国”和推进“数字政府”建设的战略选择。 

《办法》是贯彻落实档案法及实施条例的法治需要。档案法对电子档案的法律地位作出了规定，要求电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，明确了电子档案的要素要件，档案法实施条例明确鼓励有条件的机关开展数字档案室建设。推进机关数字档案室建设，也是机关依法管档治档，推进国家治理体系和治理能力现代化的重要举措。 

《办法》是推动机关档案工作现代化发展的时代需要。在信息化浪潮下，各机关单位产生了大量的电子文件，这些文件如何归档和管理是目前机关档案工作面临的最大挑战，亟须通过数字档案室建设，加快改变机关传统档案管理模式，实现机关档案现代化管理，保障机关档案数字资源齐全完整，提升机关档案工作资政服务水平。 

《办法》是破解电子档案单套制管理应用落地堵点卡点的现实需要。《“十四五”全国档案事业发展规划》要求推进党政机关和其他业务系统电子文件单套制归档，电子档案单套制管理也得到诸多政策支持。但是实际工作中，依然存在顶层设计有待完善、信息化发展差异较大、业务流程有待贯通、多套并存多头管理和利用共享效果不佳等阻碍因素，此次《办法》出台，加强了政策指导，更新档案管理观念，注重档案数字资源要素建设，促进协同管理，有效串联起单套制管理的各个环节，以期达到机关建成数字档案室后即可满足电子档案单套制管理的效果。

1.落实中央要求 

《办法》根据中办、国办《关于清理优化创建示范和评比表彰活动的通知》《整治形式主义为基层减负若干规定》的文件要求， 去除了创建示范的内容，调整了认定指标模式。《办法》明确数字档案室建设是新形势下机关档案工作的方向和必然要求，数字档案室认定是开展档案数字资源管理能力和应用效能验证的重要措施，是对数字档案室建设质量进行把关的业务工作。

2.坚持改革方向 

《办法》要求开展办公自动化及业务电子化运行的机关应当建设数字档案室，运用信息技术赋能管理改革，进而推动机关档案工作数字化转型，提升机关档案治理效能和服务水平，使机关档案工作自觉融入和服务改革大局。 

3.推进分级管理

按照统一领导、分级管理原则，实行“建设过程”分级指导、“建设成果”分级认定，国家档案局主要做好中央和国家机关及其所属机构数字档案室建设认定，各省级档案主管部门负责所辖区域内数字档案室建设认定，同时赋予各地区因地制宜推进实施的自主权。 

4.明确认定范围 

《办法》规定纳入国家综合档案馆档案接收范围的机关开展数字档案室建设，应当接受档案主管部门的认定；其他机关可以根据本地区本系统工作需要，自愿接受认定。

5.简化建设指标

《办法》附带的《数字档案室建设指标》，全面梳理了以往工作中各单位反馈的指标理解和实现难点，并且融入新出台法律法规及标准规范的有关要求，将原有百分制附加亮点分的定量评分细则标准，简化为定性与定量结合的50项符合性认定指标模式，并去除了与实践相脱节、理解易偏差的指标内容。

6.推动馆室衔接 

《办法》引导机关规范向档案馆移交电子档案，提出通过数字档案室认定的机关应当按照规定定期向国家综合档案馆移交电子档案。明确国家综合档案馆制定移交标准的职责，要求其提升电子档案接收能力，保障电子档案应收尽收。 

7.强调过程管理 

《办法》强调了电子文件归档与电子档案的全过程管理，将数字档案室建设作为电子档案单套制管理的基础性条件，用数字档案室认定来规范开展电子文件归档、电子档案管理和移交工作。建设指标也重点强调了档案数字资源中电子档案的要素要件和全过程管理，以及办公自动化和业务系统电子文件归档功能的实现和档案管理系统衔接。仅完成传统载体档案数字化成果管理，而不进行电子档案全过程管理的数字档案室建设不能通过认定。 

8.鼓励特色应用 

提升数字档案室建设成果含金量，鼓励人工智能等新技术应用，辅助实现更加智能的档案管理。同时希望机关单位根据业务特点，围绕室藏特色，基于档案数字资源开发特殊应用。提倡百花齐放，避免数字档案室建设千篇一律。 

9.着眼长远发展 

深入机关重点了解电子印章应用、业务系统衔接、数字资源长期保存等关系电子档案管理的问题，不断创新手段措施，以攻克难点、解决问题为目标，储备政策，精准发力。鼓励通过数字档案室认定的机关参与国家科研课题和相关试点，推动建设成果优化升级，逐步向高水平迈进。

切实提高思想认识。国家档案局贯彻落实中央有关部署，制定《办法》对新形势下机关数字档案室建设提出要求，今后不再开展创建示范数字档案室的活动。各地区各部门要结合实际贯彻落实《办法》，积极稳妥推进机关数字档案室建设。 

强化学习宣传培训。国家档案局通过报纸杂志网络等平台做好《办法》的解读，并计划结合此次制定的《办法》和指标内容修改《数字档案室建设指南》，并进行培训。各地区各部门也要开展好本地区本行业内的学习培训工作。 

推动政策落地见效。动态关注开展信息化建设的机关单位，采取上门服务、集中交流、协作组研讨等多种方式，在中央层面将实施电子文件归档与电子档案管理成为现实，争取有更多的中央和国家机关建成数字档案室。指导各省级档案主管部门贯彻落实《办法》，及时制定实施细则，支持中西部省份开展数字档案室建设工作，采取积极有效的推进策略，建设一批数字档案室，自省级机关向下延伸实施，逐步形成覆盖各领域、各层级的数字档案室建设体系。 

做好试点收尾工作。对于前期在建试点单位，国家档案局已印发通知做好衔接收尾，要求在10月底前完成任务，逾期不再受理。并委托各省级档案主管部门按新《办法》组织认定，通过认定后，报国家档案局审核确认试点结果。

文章来源：《中国档案》2025年第1期