2022年北京冬奥会和冬残奥会是我国重要历史节点的重大标志性活动。北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会（以下简称“北京冬奥组委”）自2015年年底成立以来，始终贯彻习近平总书记关于北京冬奥会和冬残奥会（以下简称“北京冬奥会”）筹办工作的一系列重要指示批示精神，严格按照北京冬奥组委主要领导同志提出的工作要求，在国家和北京、河北各级档案部门的支持下，以保障筹办工作顺利推进为目标，以档案资源建设为核心，以提高档案信息共享、网络化服务能力和档案资源安全保管水平为重点，围绕中心、服务大局，切实将档案工作融入各项筹办工作中，同要求、同部署、同落实，充分发挥了档案辅助决策、服务筹办、记载历史、传承经验的重要作用，不仅齐全完整、准确系统、规范安全地记录下北京冬奥会筹办工作全过程，而且为赛后有效开发、研究利用留下了宝贵丰富的冬奥遗产，较好地贯彻了“简约、安全、精彩”的办赛要求。

贯彻“简约”办赛要求，构建简约不简单的冬奥档案工作体制机制

北京冬奥组委秘书行政部深入研究北京冬奥组委的档案工作特点，努力打造简约但科学规范、系统完备、运行高效的档案工作体制机制。



2021年5月25日，北京冬奥组委召开档案动员部署会议并进行业务培训

1.打造简约规范的冬奥档案工作责任制

通过2个层面的“三级责任制”实现全委档案工作的“统一领导、分级管理”，确保各部（中心）、各场馆（群）运行团队档案工作落实落地。

“核心层”三级责任制，即“委领导—秘书行政部—各部（中心）和各场馆（群）运行团队”责任制，充分体现“统一领导、分级管理”原则。北京冬奥组委专职副主席（秘书长）全面负责档案工作，秘书行政部负责全委档案工作的统筹规划、组织协调、监督检查以及各部（中心）、各场馆（群）运行团队形成档案的集中统一管理，各部（中心）、各场馆（群）运行团队负责本部门形成档案的收集、归档和保管、内部移交工作。

“工作层”三级责任制，即“部门主要负责同志—综合处处长和场馆（群）运行团队秘书长—部门档案员”责任制，充分体现“谁主管、谁负责”原则。各部门主要负责同志是本部门档案工作第一责任人（负领导责任），各部（中心）综合处处长、各场馆（群）运行团队秘书长是本部门档案工作执行责任人（负管理责任），各部门至少明确1名档案员承担本部门日常档案工作。

此外，通过建立档案工作队伍登记制度，明确“工作层”三级责任制档案人员发生变更时，需报秘书行政部备案；与人力资源部联动，将档案工作纳入工作人员离职审核工作程序

2.打造简约科学的冬奥档案工作制度体系

几年来，北京冬奥组委档案工作逐步形成了“1+1+16”制度体系，从零开始实现了档案管理科学化、系统化、制度化、规范化的目标，建成了与奥运会发展趋势、档案事业发展要求相适应，有效服务北京冬奥会筹办的档案工作制度体系。

通过发布档案工作专项规划《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会档案工作规划（2017—2022）》实现科学化档案管理目标，明确了指导思想、基本原则和工作目标，提出了档案资源建设、档案服务建设、档案环境建设和档案安全建设4项主要任务以及制度建设、队伍建设、基础条件、监督指导和责任落实5项保障措施，为北京冬奥组委档案管理科学化发展奠定了坚实基础。

通过印发北京冬奥组委档案工作总规章《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会档案管理办法》实现系统化档案管理目标，办法从档案工作组织架构和职责、文件材料的收集归档以及档案的保管、移交、利用和保障措施等方面共8章55条，对北京冬奥组委档案工作和档案制度体系进行了全面系统的规定。

通过印发覆盖档案管理全部工作环节的16项具体工作制度和标准，在档案工作各层面、全流程实现制度化、规范化档案管理目标。比如，全面系统梳理了各部（中心）、各竞赛场馆运行团队、非竞赛场馆运行团队文件材料归档范围，形成了一套针对大型体育赛事特点，制度化的、完整覆盖筹办工作以及竞赛和非竞赛各业务领域运行归档范围的规定，确保全委任何一个工作岗位在档案收集过程中都有章可循；根据北京冬奥会筹办特点，印发了档案整理工作制度，明确了档案整理工作规范化的具体程序，确保在符合国家有关档案整理规定的前提下，优化完善了各类型档案的整理要求，解决了各部门整理档案的难题，提升了工作效率；充分考虑国际奥委会和国内各方在赛后开发利用冬奥档案资源的需求，颁布了一套针对重大活动特点，规范化的、完整覆盖纸质档案、实物档案数字化工作流程以及各环节技术指标的标准。此外，秘书行政部逐年印发工作通知，专门部署年度各部门文件材料归档和档案移交工作。

同时，积极探索国际大型体育赛事档案管理新途径，根据国际奥委会对档案工作的新要求，稳步推进与国际奥委会之间签订《BEIJING 2022 ARCHIVES ASSETS AGREEMENT FOR THE B E I J I N G 2022 O LY M P I C A N D PARALYMPIC WINTER GAMES》（《北京2022年冬奥会和冬残奥会档案资产协议》）相关工作，尝试与全球性国际组织通过契约文书形式明确权责关系，为今后我国举办大型国际体育赛事开展档案工作提供了有借鉴价值的解决方案。

3.打造简约高效的冬奥档案利用工作机制

为充分借鉴2008年北京奥运会筹办经验，秘书行政部与北京市档案馆创新联动工作机制，打破传统档案利用模式，联合挂牌开通档案利用绿色通道，即“北京2022年冬奥会和冬残奥会筹办工作查档绿色通道”，通过北京市电子政务内网完成档案检索、申请、审批和传发等一系列流程，确保需要查档的同志“足不出委”即可实现查阅2008年北京奥运会档案的需求并达到了工作日“当日结”、非工作日“次日结”的限时服务要求，大大简化了档案查阅利用程序，节约了查阅利用档案的人工成本、时间成本、交通成本，档案利用效率显著提升。经粗略统计，自2016年至2021年年底，绿色通道共受理档案查阅利用申请865批次，月均受理12批次，档案查阅总量1.4万卷（件），网络传发档案总计16.3万页，节约了北京冬奥组委机关办公区（北京冬奥组委总部）往返北京市档案馆之间近18万公里的交通资源。

贯彻“安全”办赛要求，打造安全第一的冬奥档案工作环境

做好北京冬奥组委的档案工作，既要实现档案人员、档案实体的防疫安全，也要实现档案资源的管理安全。

1.打造安全第一的档案信息系统

2017年，北京冬奥组委数字档案室应用系统列入《北京2022年冬奥会和冬残奥会信息系统总体规划》和《北京2022年冬奥会和冬残奥会信息系统总体规划重点项目列表（2017年版）》。自项目启动用时不足一年，就建成上线北京冬奥组委数字档案室，包括综合档案管理系统、档案数字化系统2个子系统，功能覆盖档案收、管、用各环节和档案数字化各流程，实现了以电子档案为对象，以信息技术为手段，基于网络环境开展档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。针对冬奥档案数字资源的重要性和冬奥筹办工作的特点，为确保数据安全可控，在数字档案室应用系统中专门设计研发部署了自主可控的信息资源防篡改和防窃取核心关键技术，辅以磁带定期脱机异地备份策略，确保档案数字资源的保管安全。

根据冬奥会疫情防控政策，专门编制《北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会数字档案室应用系统应急响应方案》并组织应急演练，进一步完善应急响应程序、方式和方法，确保应急方案有效、机制运转正常、系统安全稳定。

2.打造安全第一的赛时档案工作队伍

一是充分发挥档案部门的专业优势，选调专业档案人员充实赛时档案工作队伍。在北京市档案局、市档案馆和张家口市委办公室（市档案局）、市档案馆的大力支持下，从各级档案部门精心选调31名专业档案人员进驻30个场馆（群）开展档案工作，打造了一支政治可靠、技术过硬的档案专业队伍，同时，为确保齐全完整、高质量收集各类冬奥档案资源，同步开展全委、赛区、部门、场馆等不同层级、各种形式的分层次、多渠道档案业务专题培训，快速提升全委档案工作水平。

二是明确疫情防控要求，确保档案实体安全，根据各场馆（群）闭环管理要求和档案工作特点，部分档案人员要进入闭环、严格按照冬奥会疫情防控政策开展工作，秘书行政部专门印发通知要求档案实体在闭环内外转移过程中要执行场馆（群）的物资消杀政策，确保档案实体的防疫安全。

3.打造安全第一的档案工作环境

立足首钢园区赛后利用，依托现有工业遗存建筑结构，建设完成了北京冬奥组委标准档案库房，包括档案专用库房2间，总面积近140平方米，档案架容积近180立方米，通过配套完善的设施设备，实现了档案库房的“十防”，充分满足档案实体安全保管的需要。同时，建设了档案数字化加工间、档案值班监控中心、数字档案室中心机房和档案利用大厅等档案业务用房，总计占地近300平方米，充分满足全委开展档案工作的需要。建成的档案库房和业务用房，在确保冬奥档案资源保管安全、保护到位的同时，为首钢园区留下了重要的冬奥遗产，赛后可依现有设施设备直接转化为所在区域内的档案保管基地，形成了既着眼当前、又立足长远，安全可靠的档案工作环境。



北京冬奥组委档案数字化加工间

贯彻“精彩”办赛要求，形成符合奥运盛会标准的冬奥档案工作标准

1.打造特点突出、独一无二的冬奥档案资源库

关注冬奥会特色档案的收集工作，始终是几年来档案收集工作的重中之重。

一是形成了齐全、完整、准确、系统的冬奥会核心形象设计方案全球征集活动实物档案库，通过4700余件会徽设计方案征集档案、5900余件吉祥物设计方案征集档案、180余件火炬设计方案征集档案、190余件奖牌设计方案征集档案，完整、准确记录了会徽、吉祥物、火炬、奖牌等冬奥会核心形象从全球征集、专家评审到修改深化、评议沟通、法律查重再到呈报审定、公开发布这样一个从无到有的全过程，真实、系统反映了冬奥会核心形象设计工作全貌。

二是在北京冬奥会特许经营计划启动后，2018年开展试点，2019年正式启动特许商品档案接收工作。截至2021年年底，共接收20余家特许生产商制造的特许商品档案1100余件。

三是及时接收平昌冬奥会闭幕式北京8分钟文艺演出使用过的具有代表性的物资，包括熊猫造型、演出时的服装鞋帽等，完整留存了在平昌冬奥会闭幕式上呈现的“2022，相约北京”精彩瞬间。

四是同步接收“登月”的冬奥会展示品，即2020年跟随嫦娥五号探测器登上太空、完成月球之旅的国际奥委会会旗和国际残奥委会会旗，北京冬奥会会旗和冬残奥会会旗，冰墩墩、雪融融手办等14件经过公证的冬奥会展示品，这些遨游太空23天的冬奥会展示品是最具代表性、最受关注、最能阐释北京冬奥会和冬残奥会理念、愿景的形象标识。

以上都是专属于北京冬奥会、独一无二的珍贵档案，齐全完整归档对赛后通过展览、出版物等形式向全社会宣传北京冬奥会筹办全貌具有重要意义。此外，为更好地展现冬奥档案资源整体形象，秘书行政部专门定制了带有冬奥会核心形象，且符合冬奥会形象展示需要的档案装具，进一步提升了冬奥档案资源库的独特性。



带有冬奥核心形象的北京冬奥组委特色档案装具

2.打造易于利用、节约高效的冬奥档案数字副本库

按照国际奥委会要求和国内冬奥利益相关方需求，参考2008年北京奥运会赛后档案移交范围，经过充分调研和论证，北京冬奥组委于2017年全面启动了档案数字化工作并计划以传统载体档案的数字副本形式向各方移交，在节约资源的同时便于档案的交接和后续保管、使用。北京冬奥组委实现了重大活动档案数字化与筹办工作同步推进、同步实施，档案数字化工作已经成为冬奥档案工作重心之一，直接体现“绿色办奥”理念和“简约”办赛要求。鉴于档案数字副本制作的节约性和移交接收的便利性，秘书行政部计划在赛后向多方机构（部分冬奥利益相关方）移交冬奥档案资源，力争将“精彩、非凡、卓越”的办赛过程更广泛地留给社会，更好地发挥冬奥档案资源在我国推广冬季奥林匹克运动、弘扬奥林匹克精神、传承北京冬奥会筹办经验过程中的重要作用。截至2021年年底，已完成约97万页纸质档案扫描和全部实物档案拍摄工作，为赛后档案移交节约复印纸张近千万页，在满足各方需求的前提下，档案工作成本得到大幅降低。

北京冬奥会筹办工作已经到了最后迈向胜利的关键时刻，北京冬奥组委将深入贯彻习近平总书记关于北京冬奥会和冬残奥会筹办工作的重要指示精神，进一步增强责任感紧迫感，铆足干劲、再接再厉，在严格遵守各项冬奥会新冠肺炎疫情防控政策的前提下，努力克服场馆（群）闭环管理给档案收集工作带来的困难和挑战，以首善标准完成好最后阶段档案工作各项任务，确保齐全、完整、准确、系统、安全地为北京冬奥会筹办工作和“双奥之城”留下珍贵记忆，用优异的成绩书写全体冬奥档案人“简约、安全、精彩”的华丽篇章。

文章来源：《中国档案》2022年第1期

作者单位：北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会、北京2022年冬奥会和冬残奥会运行指挥部调度中心

照片来源：作者提供