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做好汛期档案库房管理工作

发布时间:2022年01月10日 10:43

信息来源:威海市档案馆

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2021年我国全面进入汛期以来,多地遭遇极端强降雨天气,引发洪涝灾害,造成巨大经济损失,给这些地区的档案馆(室)的安全也造成了严重威胁。如果气候持续高温高湿,库房不具备恒温恒湿保管条件,或者管理不善,将影响纸张保存,并且档案将会面临生霉的风险。档案部门可以从以下几个方面做好汛期档案库房的管理工作,从而保障档案安全。

做好防汛防灾准备工作和抢救受灾档案的培训工作

按照《档案馆建筑规范》(JGJ—2010)的要求,档案馆应地势较高、场地干燥、排水通畅。有洪水危险的地方,档案库不宜设置在建筑底层部分。我国大部分地区每年汛期在4—9月。在汛期来临之前,档案部门应制定好本单位的防汛防灾应急预案,储备好必要的防汛工具和防汛物资。此外,最好能预备一些档案转运工具,如整理箱、密封袋、推车等,必要时可提前转运地势较低档案库房里的档案。即使楼层较高的库房也要使库内存放档案的最低处离地面高度不少于15cm,并且仔细检查库房防潮、防水措施,消除跑冒滴漏等潜在水患因素,加强馆区内、周边管线和排水系统的管理。有条件的档案馆可以在库区布置漏水感应绳或水浸传感器,沿库房墙边或空调冷凝水管道等可能存在漏水隐患的位置进行铺设,一旦检测到水的出现,不仅可以声光报警,还能给出具体漏水位置,便于及时采取处理措施。

档案部门可以根据实际情况,参照《档案馆防治灾害工作指南》,制定受灾档案抢救修复工作方案,并对相关工作人员进行技术培训。对水浸受损档案而言,在72小时的黄金抢救时间内,如果措施得当,90%以上的档案都可以抢救修复如初。常用的抢救方法有除湿干燥和冷冻干燥。如果采用除湿干燥的抢救方法,需要将水浸受损档案尽快转移至相对密闭的工作间内均匀铺开,利用除湿机控制工作间相对湿度(如维持RH=30%)的方法实现水浸档案的干燥,注意除湿机的功率要与工作间大小相匹配。如果采用冷冻干燥的方法,则需要提前准备好适宜的冷库,冷冻干燥所需时间较长,其间应注意档案安全。

如果发现档案生霉,应及时将其转移,避免霉菌扩散。若发生小面积档案生霉的情况可先用含有高效过滤器(HEPA)的吸尘器吸除表面霉菌,然后再用医用酒精棉球小心擦拭清除霉斑。若发生大面积档案生霉的情况,则需采用环氧乙烷熏蒸的方式,并需要联系专业机构进行处理。同时,要设置过渡库房,将经除霉处理后的档案存放其中进行观察,切忌直接放回原库房。档案生霉的库房也应同时采取处理措施,找出生霉的真正原因加以解决。

在准确监测的基础上调控好档案库房的温湿度

在汛期,库房外的温湿度往往较高,有可能影响库房内的温湿度而对档案造成损害。因此,在准确监测库房温湿度的基础上,调控好温湿度,从而保护档案安全,是一项至关重要的工作。

1.选择适宜档案库房的温湿度监测设备

准确监测温湿度是做好库房环境调控的前提。目前,随着传感器技术的飞速发展,数字型温湿度传感器的温度误差≤0.5℃、相对湿度误差≤3%(25℃,RH 20%~80%时),检测灵敏度高,响应时间短(<10秒),与传统的毛发温湿度计相比,其更适用于档案库房的温湿度监测工作。但是传感器存在漂移的情况,需要定期校准,档案部门日常可以采用更高精度的校准级温湿度计对库房的温湿度监测设备进行比对校准。校准级温湿度计温度误差≤0.2℃、相对湿度误差≤1.8%(25℃,RH 20%~80%时),还可以同时显示露点温度,有助于库房温湿度的调控工作。采用中央空调系统或面积较大的档案库房,会存在温湿度分布不均匀的情况,要根据温湿度监测探头的分布位置和空调送、回风口的温湿度情况进行综合评估。

2.做好档案库房温湿度记录日志

记录好档案库房温湿度的日变化情况,有助于及时发现问题。采用纸质档案库房温湿度记录预警图工具(如图所示),将记录的温湿度数据转化为分布点图,可以直观形象地帮助档案部门做好库房温湿度控制工作。将库房温湿度的二维坐标划分为4个颜色区域,其中:绿色区域为正常,即温度14℃~24℃、相对湿度45%~60%的适宜范围;黄色区域提示应引起注意;橙色区域提示情况严重;红色区域则表示情况特别严重。在库房温湿度管理实践过程中,需要考虑到温湿度监控设备的测量精度、误差范围、允许波动范围以及档案载体材料吸湿性等因素。设置黄色区域,有缓冲区域的实际意义,如果库房温湿度监测数据集中出现在黄色区域,需要引起工作人员注意,提示库房温湿度发生了变化,是否与季节变化有关,是否与空调设备工况有关,同时需要对温湿度传感器等检测设备和空调通风等控制设备进行校准维护工作。橙色预警区域表明已有温湿度的不利影响,应该引起档案部门的重视。红色预警区则属于高风险区域,当温度≥28℃或相对湿度≥70%时,对档案的安全保存有特别严重的影响。当档案库房采用温湿度巡检系统或人工记录温湿度数据连续3日均落在红色预警区时,或连续5日温湿度监测数据均在橙色预警区或红色预警区时,则需要采取相应措施,如检修空调系统、开启除湿机、检查库房密闭性等工作,使库房温湿度调控到绿色区域。

纸质档案库房温湿度记录预警图

3.注意库房温湿度的变化规律

档案库房的温湿度变化会呈现一定的规律:一般早晨温度较低,相对湿度较高;中午温度升高,相对湿度降低;晚上温度下降,相对湿度又升高。这是因为在露点温度不变的情况下,温度升高,则相对湿度下降,温度降低,则相对湿度升高。档案库房可以采用湿度优先控制的原则,严格控制相对湿度的变化范围,适当放宽温度的波动范围(但库房温度最高不应超过26℃),可以降低空调系统的能耗。

4.维持档案库房的相对密闭性

由于雨季空气中的相对湿度长时间接近饱和,水分可通过建筑缓慢渗透,造成库房内相对湿度的升高。库房外大气高温高湿,档案库房(整个库区)要尽可能降低和外界的气体交换,以保证库房的相对密闭性,这样才有利于保持库内温湿度的平稳,减少波动。因此,采用中央空调系统的档案库房,应使新风量维持最低的状态,库内空气以内循环为主。同时,除必要的入库检查外,尽可能减少人员进出库房的次数。

改善库房空气质量同时注意档案保存微环境状况

库房空气质量既是影响档案长久保存的重要因素,也是档案保存状况的客观反映。在高温高湿的季节,档案部门在调控好档案库房温湿度的同时,也应注意到改善库房空气质量。档案库房根据保存档案载体材料的不同,可采用彼此独立的空气净化系统,以过滤方法有效去除各种气体污染物和颗粒物,保持库房正压状态。在机械通风的条件下,让库内保持稳定的气流,这样不仅可以改善库房空气质量,还有效地调控了库房的温湿度,为档案安全长久保存营造适宜的环境。

库房空气中颗粒物浓度与生霉与否存在一定的正相关性。生物气溶胶通常是指空气动力学直径在100微米以内的含有微生物或来源于生物性物质的气溶胶,包括悬浮于空气中的细菌、病毒、真菌等,是PM2.5、PM10等大气颗粒物的重要组成部分。颗粒物浓度高,表明空气洁净度较差,空气中的生物气溶胶浓度相对也较高,附着在档案载体材料上的概率也就越大,容易引发档案生霉的情况。颗粒物的净化去除目前已是成熟的技术,在汛期来临之前,档案部门可以对空调系统进行检修维护,及时更换空调过滤器,或者增加库房空气净化器,去除空气中的颗粒物,提高库房的洁净程度,消除生霉隐患。

通过检测库房挥发性有机物(VOCs)的方法,不仅可以及时发现生霉问题,还可以帮助判断空调系统工况。在高温高湿的情况下,档案库房一旦出现生霉情况,空气中容易散发出“霉味”,实际上这是微生物源挥发性有机物(MVOCs),属于VOCs的一类,由于MVOCs具有特殊的气味,比较容易察觉和检测,目前通过VOCs检测已成为判断环境物品保存安全状况的一种技术方法。此外,当检测库房VOCs时,如果发现空气中制冷剂(如氟利昂CFCs类化合物)浓度较高,可以辅助判断空调系统的工况,可能存在制冷剂泄漏的情况,应及时检修。

在改善库房空气质量的同时,注意对档案保存微环境的监测。通常档案保存于档案柜、档案卷盒等档案装具之中,由于纸质档案的吸湿性,这种微环境有时会和库房环境出现不一致的情况,需要定期开展纸质档案含水量的抽检工作。正常情况下,纸质档案的含水量小于12%,如果微环境中相对湿度长时间超过70%,纸张的含水量也会缓慢升高,从而增加档案生霉的风险。因此,在控制好库房环境的同时,采用纸张表面水分测量仪,可无损测量档案卷盒和重点纸质档案的含水量,加强档案保存微环境的管理工作。

作者单位:国家档案局档案科学技术研究所

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