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保密知识丨你知道吗,会议涉密文件材料如何管理?

发布时间:2021年08月09日 10:44

信息来源:威海市档案馆

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众所周知,通过召开会议传达学习相关文件材料,是贯彻落实党和国家方针、政策、法令、决议以及上级指示的重要途径。保密法实施条例第二十七条第三款规定,举办会议涉及国家秘密的,主办单位应当按照国家保密规定管理国家秘密载体。但是,在此过程中,因对会议涉密文件材料管理不当导致的泄密案件却时有发生,应引起关注。

一、制作环节

违规制作会议涉密文件材料,主要是指在制作会议涉密文件材料过程中,存在该定密不定密、该报批不报批、该审核不审核等违反保密法律法规的行为。工作中比较常见的一种违规情形是,擅自摘抄上级涉密文件材料中的相关内容且不按规定定密,导致涉密文件材料被“变相脱密”,留下泄密隐患。

案例1

有关部门在检查中发现,某市一公办幼儿园网站刊登一份涉嫌涉密的文件。经鉴定,该文件属于秘密级国家秘密。经查,该市某区直部门办公室主任张某在起草向区委常委会汇报的某材料过程中,违规摘录上级会议涉密文件中的有关内容,且未按规定标注密级。区委常委会召开后,张某所在部门将汇报材料交区委办公室制作成电子版学习材料,通过电子邮箱发送给区委常委会列席单位。区教育局收到文件后,又将该电子版材料转发给所属各基层单位,后被幼儿园有关人员传到网上,造成泄密。事件发生后,有关部门给予张某党内严重警告处分。

二、发放环节

违规发放会议涉密文件材料,主要是指会议主办单位工作人员违反保密法律法规规定,向不属于文件发放范围的人员发放会议涉密文件材料的行为。一些工作人员认为,只要是参会人员,就是会议涉密文件材料的发放对象,超范围发放文件材料,扩大了知悉范围,危害了国家秘密安全。会议主办单位要按照保密法实施条例第二十七条的要求,严格确定涉密会议文件材料的知悉范围。发放会议涉密文件材料,必须恪守保密法第十六条关于“知悉范围”的规定,严格在会议方案规定的人员范围内发放,任何人均不得擅自增加发放对象,随意扩大知悉范围。

案例2

有关部门在检查中发现,多家网站刊登一份涉嫌涉密的文件。经鉴定,该文件属于机密级国家秘密。经查,某单位召开党组会议时,组织本单位中层以上领导干部学习上级有关文件精神,其中就包括这份机密级文件。按照会议的要求,只有正式参会人员才可以领取该文件,会务人员不在发放范围内。会议召开期间,会务人员郭某向文件保管人员徐某索要上述文件。徐某明知郭某不在文件知悉范围之列,但碍于情面,仍将文件发给了他。郭某后来将文件泄露给他人,几经转发,造成泄密。事件发生后,有关部门给予郭某留党察看、行政撤职处分,给予徐某行政记大过处分。

三、保管环节

违规保管涉密会议材料,主要是指会议主办单位保管会议涉密文件材料的人员、场所、设施、设备不符合国家保密要求。根据保密法第三十一条及保密法实施条例第二十七条立法精神,保管会议涉密文件材料,应以保障会议涉密文件材料安全、防止会议涉密文件材料被知悉范围外人员接触为目标。

案例3

有关部门接到报告,某单位在涉密会议召开期间,一台存有涉密文件的涉密笔记本电脑被盗。经查,该单位工作人员在休会期间,未及时将放置在桌上的涉密笔记本电脑存放于保密柜中,被人顺手偷走。经有关部门全力侦查,抓获了犯罪嫌疑人,并追回被窃的笔记本电脑。事件发生后,有关部门对该单位负有直接责任、领导责任的人员进行了严肃处理。

案例4

有关部门在检查中发现,多家网站刊登了一份涉嫌涉密文件。经鉴定,该文件属于秘密级国家秘密。经查,为传达上级会议精神,某市市直部门决定召开工作会议。负责“传达提纲”起草工作的办公室主任刘某,违规摘编上级涉密文件有关内容,且未按规定定密。会议期间,该市市直部门发现有关内容属于国家秘密,要求各参会单位将“传达提纲”作为涉密文件严格管理,但在会议结束时却未对已经发放的文件进行回收,后被有关人员传到互联网上,造成泄密。事件发生后,有关部门给予刘某党内严重警告处分。

点评:规范管理刻不容缓

管窥可知,当前会议涉密文件材料保密管理工作实际与制度规范仍存在较大差距。一些地区和部门对保密“两识”教育不够重视、对保密制度执行不够严格、对保密责任履行不够到位、隐患和风险也不能及时排除,会议涉密文件材料失控的事件屡有发生。为防止“传达途径”变成“泄密渠道”,减少因会议涉密文件材料保密管理不当造成的危害,应从以下几个方面加强会议涉密文件材料管理工作。

1.根据保密法及其实施条例等有关规定,如果制作会议文件材料涉及国家秘密内容,应当在涉密计算机上起草,严禁连接互联网及其他公共信息网络;依法履行定密程序,标明密级和保密期限,注明发放范围及制作数量;会议涉密文件材料应在本机关、单位内部或保密行政管理部门审查批准的定点单位印制,严格按规定份数制作,不得擅自改变印制数量,严禁个人留存,更不能复制;对文件过程稿、清样、废页等不需归档的材料要及时销毁,严禁个人留存、抄录和外传。

2.会议涉密文件材料的发放应当有专人负责,不得随意经手他人;需在会议中使用涉密文件材料的,主办单位应当在会前根据有关文件材料的密级、敏感程度以及工作的实际需要等因素,确定会议涉密文件材料的发放范围;发放时要履行登记、签收手续,并在会上明确提出使用文件材料的保密要求,参会人员应当严格执行。

3.应当在安全保密的场所中保存会议涉密文件材料,不能与一般文件材料混放,并有专人管理、专柜存放;开会时,文件管理人员要随时掌握有关文件资料的去向,如果参会人员离开会场,应当将会议涉密文件材料存放到保密场所或保密设备中。归纳起来,就是要做到思想上特别重视,管理中重点掌握,承办时倍加细心。

4.会议结束时,应当按规定清退、回收会议涉密文件材料,并妥善保管,需要归档或销毁的,按有关规定办理;确因工作需要,决定由参会人员带走的,要做好记录,并明示携带人员不得通过普通邮政等无保密措施渠道传递。

广大涉密人员要从以上案件中汲取教训,引以为戒,真正从思想上重视会议涉密文件材料保密管理工作,严格职业操守,遵守相关保密纪律,从自身做起,维护好国家秘密安全。

来源:《保密工作》

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