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波兰档案工作一览

发布时间:2021年08月23日 14:06

信息来源:威海市档案馆

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根据波兰国家档案管理总局的资料显示,波兰最古老的档案是现存于克拉科夫国家档案馆的两张10世纪下半叶形成的羊皮纸卡片。卡片上记载了对古罗马哲学家马库斯·图留斯·西塞罗《修辞学》的评论和注释。

据文献记载,波兰在13世纪就建有档案馆,但大多是由私人或城市自建的,档案馆是保密的,只对信任的人开放。大约在18世纪,波兰历史学家开始对档案产生兴趣并展开研究。第一部利用私人档案编研的著作是《外交法典》,于1748年首次出版印刷。

1808年9月2日,华沙大公弗雷德雷科·奥古斯特在华沙创立了第一家全国性档案馆,主要收集政府文书和官方资料,而不再仅仅是历史著作或私人书信。档案馆在建设时也融入了新理念,就是要让学者们更好地从档案资源中获取信息。从19世纪开始,波兰档案管理不断变革,档案馆从保存旧波兰消亡政府文件的仓库转变为科研机构。波兰历史学家马利安·沃西恩斯基(1884—1972)倡议波兰的档案馆应该从事更多的科研工作,而不仅仅是存储文件的政府机构,他说:“这将为档案馆、档案工作人员和档案学者开辟新的时代。”

1919年2月7日,波兰共和国国家元首约瑟夫·毕苏斯基签署了《国家档案馆的组织和档案保管令》,根据法令,成立了隶属于宗教事务和教育部的档案署及波兰国家档案馆。法令规定了波兰档案署的职责是管理国有档案;对公共机构收集保管的档案资料采取技术保护措施;抢救破损的档案资料;对现有国家档案馆的馆藏进行鉴定;对私有(私人)档案馆档案保管保护等提供帮助。波兰国家档案馆的职责是保管波兰及殖民政府的政府机构、宗教组织、教会、公共和私人机构形成的档案资料;收集保管所有对波兰历史和文化有重大意义的档案资料。

100多年来,波兰国家档案馆保存了文件、图纸、技术资料、照片、录音、录像和其他各种载体的档案,是波兰的重要政治机构之一,也是波兰的文化和学术中心。

波兰档案法

波兰现行的《国家档案资源和档案馆法》(以下简称《波兰档案法》)于1983年7月14日颁布,1984年1月1日起实施,是波兰开展档案工作的基础。《波兰档案法》颁布之前,波兰开展档案工作的主要依据是《保护文化资源和博物馆法》的相关条款。《波兰档案法》颁布后,成为档案工作专门的法律法规。

1989年至2019年间,《波兰档案法》共经历了43次修正或修订。时至今日,颁布之初的60条中,大部分条款做了调整,个别条款被废止,仅有12条未作修改,沿用至今。《波兰档案法》最重要的修订版是在2007年3月2日颁布的,修订内容涉及档案保护、国有档案资源的界定和利用、国家对非国有档案资源的行政管理等。2015年版修改的内容是如何对国有和私有经济体形成的档案进行行政管理;2016年重点规范了涉及国有档案资源利用的条款;2019年的修改主要是为了让《波兰档案法》符合新的欧洲个人信息保护法律体系。

《波兰档案法》共7章56条。其中指出:纳入波兰国有档案资源的档案是指各种形式的文件、信函、会计资料、技术资料、统计数据、地图和图纸,照片、胶片、缩微胶片、录音、录像和依据《公共事务机构信息法》(2005年7月颁布)产生的电子文件及其他文件材料。无论其载体形式形成于过去或现在,只要它是记录波兰国家、政府机关及其他政府组织的活动,或记录波兰与其他国家的关系,或记录经济社会生活,或记录政治性、社会性、经济性、职业性、宗教性的活动以及学术活动、文化艺术活动,或记录地方自治政府活动的重要历史资源。

按照《波兰档案法》的规定,波兰国家档案资源分为国有档案资源和非国有档案资源,波兰国家档案资源主要用途是服务科学、文化、国民经济及公民需要。作为波兰国家档案资源的档案应永久保存。同时还明确了波兰国家档案总局是波兰国有档案的中央管理机构。波兰国家档案总局局长通过公开竞选的方式,由波兰文化和民族遗产部部长提议,由波兰总理任命。同时,波兰文化和民族遗产部部长对波兰国家档案总局的工作进行监督。

波兰国有档案体系

根据波兰国家档案总局2019年档案工作报告,截至2019年,波兰国有档案系统内有3个中央档案馆(即历史文献中央档案馆、新文件档案馆和国家数字档案馆),30个地区级档案馆,39个隶属于地区档案馆的分馆及3个地区性的档案分支机构。

1.历史文献中央档案馆

历史文献中央档案馆是波兰最古老的全国性公共档案馆,建立于华沙公国时期,承担着保存重要凭证和收集保管波兰历任领导者手迹两个职能,保存着国王的指令文件及政府部门的重要文书。200多年来,即使是在波兰被占领期间,该档案馆的工作都从未停止。该档案馆几经更名,1918年更名为“历史文献中央档案馆”并一直沿用至今。

该档案馆自建立之日起,就开始从其他档案馆接收大量重要档案,如华沙市政府的档案,波兰银行委员会及6家撤销银行的档案,以及波兰王国期间土地、城市和海事法庭形成的档案等。该档案馆一度馆藏有175万件书籍、手稿、文件,5000件写在羊皮纸上的文件,以及1万张图纸和地图。但是在二战期间,经历了战争,特别是华沙起义的战火,90%的珍贵馆藏都被希特勒的军队损毁了。

该档案馆在二战后进行了重建。目前,其馆藏主要按照形成时间排列,主要保存着从12世纪到第一次世界大战结束时期的重要档案,包括波兰中央、省级机构或外国政府机构形成的档案,波兰共和国时期重要家族形成的家族档案,华沙公国、波兰王国时期的档案等。目前其馆藏档案超过31.2万件,总排架长度6500延米。

2.新文件档案馆

新文件档案馆是根据1919年7月2日波兰元首毕苏斯基签署的《国家档案馆的组织和档案保管令》建立的。最初命名为“军事档案馆”,隶属于当时的宗教事务和教育部,旨在保存1915年至1918年被奥地利和德国占领期间波兰摄政王国形成的军事档案。1930年6月30日更名为“新文件档案馆”。随着更名,档案馆的性质也发生了很大变化,主要接收波兰中央、政府机构形成的大量文件材料。

随着二战爆发,馆藏档案遭到极大破坏,档案馆被迫搬迁。1939年10月、11月期间,96辆军用卡车将波兰摄政王国期间形成的大量珍贵档案转移到了德国,1940年又有大量档案被带到了维也纳。但随着战时多个政府部门被撤销,1939年,档案馆馆藏激增,只好借用华沙经济大学的走廊堆放档案。新文件档案馆的工作人员在二战期间始终在开展保护珍贵档案的地下活动,在华沙起义前夕,还秘密转移保护了396箱698包档案,但遗憾的是,仍有大量珍贵档案被德国军队烧毁了,仅有3%的档案幸免于难。1947年1月,新文件档案馆在把幸存的档案移交给历史文献中央档案馆后就停止了工作。直至1948年6月开始重建,1949年1月1日起重新开展工作。

目前,新文件档案馆保管的主要是1918年之后直至当代形成的档案,其中最有价值的当属波兰作曲家、指挥家潘德列茨基的档案,包括文件、信函、照片、实物等。目前,新文件档案馆保存了2851个全宗档案,总排架长度达到3.6万延米。

3.国家数字档案馆

国家数字档案馆作为波兰3个中央档案馆之一,是波兰第一个数字档案馆。成立数字档案馆的目的主要是为了收集数字档案并提供利用,管理档案数据并确保档案数据安全。

2007年2月,波兰机械文件档案馆馆长提议筹备波兰国家档案信息化项目,根据他的提议,计划建立遍布全国的数字档案馆网络,同时建设国家数字档案馆的想法也应运而生。从2007年3月开始,就紧锣密鼓地开展了一系列筹备工作。为了建立数字档案馆的数据基础,历史文献中央档案馆、国有波兹南档案馆、国有卢布林档案馆和国有华沙档案馆开展了一系列档案数字化工作。2007年8月,波兰国家档案总局局长向波兰文化和民族遗产部部长提交了将波兰机械文件档案馆转变为国家数字档案馆的提议。在第五届波兰档案工作者大会上,机械文件档案馆馆长介绍了关于建设国家数字档案馆的提案。波兰文化和民族遗产部部长大力支持,新文件档案馆、国有克拉科夫档案馆、国有弗罗茨瓦夫档案馆也纳入国家数字档案馆框架。2008年2月6日,波兰文化和民族遗产部部长签署了部长令,正式宣布将波兰机械文件档案馆更名为“波兰国家数字档案馆”。目前,国家数字档案馆中保存着数百万张档案数字化扫描件,还存有1889年至2008年间形成的4万段录音,1928年至1993年间形成的2400部影片,以及19世纪40年代直至当代形成的600多万张照片。

波兰档案信息化工作

波兰的档案信息化工作始于20世纪90年代,建立了多个档案数据库,2007年波兰国家档案总局开始加速档案信息系统建设,2008年建成了档案信息整合系统。波兰国家档案总局对档案信息化建设非常关注。《2010—2020年波兰国有档案事业发展规划》将未来10年的发展目标定为“改善国有档案馆基础设施建设和尽可能地扩大档案资源的在线利用”。2017年,波兰国家档案总局局长签署了《2018—2023年国有档案资源数字化纲略》,计划到2023年档案数字化资源达到5500万件。

随着电子文件的不断增多,电子文件如何归档受到多个部门的重视。《波兰档案法》和2005年颁布的《公共事务机构信息化工作法》也对涉及电子文件的内容进行了修订。例如,《波兰档案法》规定电子形式的文件(档案)也应纳入国有档案资源,波兰信息化部部长应根据波兰国家档案总局的意见,确定电子文件元数据要件、数据结构、著录要求、分类方式、鉴定要求和程序等,以确保电子文件的完整性和长期存储需求。2011年,波兰总理签署了“关于公文、公文登记簿书写指南及档案馆组织和工作范围指南”的总理令,规定了电子文件管理系统产生的符合条件的电子文件可仅以电子形式保存,无须再出具纸质文件。

电子文件单套制对波兰国家档案馆接收和保管电子文件的能力提出了更高要求。因此,波兰国家档案总局决定启动电子文件档案馆项目,确保电子文件管理系统产生的电子文件能够实现在线归档,真实、完整、可用、安全,并且符合长期保管的需要。该项目成为波兰国有档案信息化的重要组成部分。通过建立电子文件档案馆,由波兰国家档案总局监管的近1万家机构产生的,应纳入国有或非国有档案资源的,仅以电子形式产生的电子文件都能够实现归档和安全保管。

作者:俞 佳

原载于《中国档案报》2021年8月12日 总第3716期 第三版

来源:中国档案资讯网

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