科研诚信建设与科研档案

2018年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》（以下简称《意见》）指出，“科研诚信是科技创新的基石”。科研诚信建设是培育和践行社会主义核心价值观、弘扬科学精神、倡导创新文化、营造诚实守信的良好科研环境，加快建设创新型国家的必然要求。科研档案是国家科研诚信体系的重要组成部分，是国家科研诚信体系运行的基础与条件。《意见》也要求各单位建立“科研过程可追溯制度”“从事科学研究的企业、事业单位、社会组织等应建立健全本单位教育预防、科研活动记录、科研档案保存等各项制度，明晰责任主体，完善内部监督约束机制”。本文就近年发生某论文事件说明科研档案在科研诚信建设中的重要作用，引导科研人员自觉做好科研文件材料的归档工作。

某论文事件经过

2019年11月29日，一封向国家自然科学基金委的实名举报信在网络流传。随后中国科学院科研道德委员会组建了由多位知名专家组成的调查组。

2020年3月起，中国科学院科研道德委员会和中国科学院学术委员会联合组织学术评议，由专家无记名投票形成的评议意见认为“现有证据表明，所涉论文不存在学术不端行为”，随后按要求报送联合工作机制。

2020年6月，联合工作机制组织复核专家组开展现场复核评议，认为“对相关论文的调查程序合规、事实证据确实。论文结论可重复，未发现造假”。

2021年1月21日，国家科技部官网发布通报称，未发现有关人士存在论文造假行为，但是有人因图片误用而受到不同程度处罚。

科研档案对查清真相起到了十分重要的作用

2021年1月29日，《中国科学报》对调查过程进行报道（报道见《中国科学报》2021年1月29日微信公众号），报道也多次提到科研原始记录，足见科研档案在科研诚信体系建设中的重要作用。根据国家档案局、科技部联合制定的《科学技术研究档案管理规定》，科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。科研档案就是具有保存价值的科研活动的原始记录。

该报道指出，2020年1月中国科学院调查组赴相关单位“开展现场调查，通过核对原始记录、问询当事人、咨询同行专家意见、调查组集体研判，得出初步调查结论”。由此可见，核对原始记录是科研诚信事件调查的重要一环。要使科研诚信事件得到彻底的调查，良好的科研档案工作必不可少。因为，一个机构只有有了健全的科研档案工作，才能完整、准确、系统地保管科研档案—科研原始记录。

对于“调查组是否拿到了实验的原始数据和记录”问题，报道指出：“（调查组）拿到了（实验的原始数据和记录）。被举报的论文是1999年发表的，时间跨度很大。这20年中，有关研究机构的研究组都经历了多次合并、搬迁，所幸调查组从现场还是找到了部分原始关键实验记录。” 

据此可知，调查组是找到了当时的实验的原始数据和记录。但这个所找到的地方从何而来不太确定。报道还指出，调查组仍然找到了研究组当年的部分原始关键实验记录。这些原始记录包括王某、赵某、吴某、张某等学生的记录本。调查组在上面找到了被质疑论文的几张图片的实验记录。由此可知，所找到的原始记录对这次事件的调查起到了重要且关键的作用。报道还指出，这（应该是指研究组当年的部分原始关键实验记录—笔者注）对认定未发现有造假有很大的帮助。调查组在审阅这些原始实验记录后认为，未发现被举报论文存在造假的证据。

科研人员应做好科研档案管理相关工作

需要指出的是，尽管报道中没有说明“王某、赵某、吴某、张某等学生的记录本”是在何处找出来的，但是按照《科学技术研究档案管理规定》，科研项目研究工作完成后，科研人员应将研究、实验记录及时归档，交本单位的档案部门或档案人员保存。本次找出王某、赵某、吴某、张某等学生的记录本应该是从该单位的档案室找出来的，而不应是从学生个人手中找出来的。

报道还指出:“国际上各实验室对原始实验记录保存时间的要求并不一致，一般要求是10年，如欧洲科学基金会（ESF）规定数据保存期为10年（2012年的规定），美国国立卫生研究院（NIH）内部研究实验记录指南规定一般情况下所有与研究相关的实验记录至少保存2年。而国内目前尚未形成国家层面的统一规范和具体要求。”此内容与我国有关规定是有出入的。根据国家档案局和原国家科委1987年印发的《科学技术研究档案管理暂行规定》及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T 2—1992），科研项目研究试验阶段形成的“实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及报告”“观测、探测、观察记录，野外调查、考察记录和整理记录及综合分析报告”，最低保管期限为短期，即15年。 

国家档案局和科技部一直非常重视科研档案工作。鉴于我国科研管理体制和科研工作形势与几十年前相比都有了较大的进步，为加强科研活动原始记录的管理，2017年开始，国家档案局会同科技部着手修订《科学技术研究档案管理暂行规定》。2020年9月，两个部门正式公布了修订后的《科学技术研究档案管理规定》。根据修订后的《科学技术研究档案管理规定》规定，“科研项目负责人对归档科研文件材料的完整性、准确性、系统性负责”“科研项目应当明确专人负责科研文件材料的收集、整理、审核，结题验收后按照要求及时归档”“各单位应当根据科研内容和科研管理程序，结合科研项目特点确定归档范围。科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的科研文件材料均应当纳入归档范围”。“实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录，综合分析报告；设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；科学数据”均纳入了归档范围并需要在科研项目结束时进行归档。“违反本规定的单位和个人，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等予以处理。”

因此，科研人员要及时将论文撰写所用的数据、研究实验记录、成果管理文件等关系科研人员诚信的科研文件材料及时归档。科研人员岗位变动、研究人员调离工作或学生毕业时，要及时做好原始记录交接，将实验记录资料、归档资料、文献卡片等全部妥善移交，确保原始记录不丢失。在诚信事件发生时，要第一时间找档案人员查找科研档案还原科研过程。

因此，科研人员应该准确理解《科学技术研究档案管理规定》的有关要求，按照这些要求及时做好科研活动中形成的原始记录的归档，这既是对国家负责，也是对所在单位和个人负责。

中国科学院的实践

在正确处理科研档案与科研诚信建设关系方面，中国科学院的做法是值得借鉴的。2020年5月12日，中国科学院发布《关于科研活动原始记录中常见问题或错误的诚信提醒》，共10条，引导科研人员如何管理好科研记录（即科研档案），具体如下：

提醒一：研究机构未提供统一编号的原始记录介质。应建立完整的科研活动原始记录的生成和管理制度，建立相应的审核监督机制；应配发统一、连续编号的原始记录介质，并逐一收回，确保原始记录的完整性。

提醒二：未按相关要求和规范进行全要素记录。包括但不限于以下要素，均应详细记录：实验日期时间及相关环境、物料或样品及其来源、仪器设备详细信息、实验方法、操作步骤、实验过程、观察到的现象、测定的数据等，确保有足够的要素记录追溯和重现实验过程。

提醒三：将人为处理后的记录作为原始记录保存。原始记录应为实验产生的第一手资料，而非人为计算和处理的数据，确保原始记录忠实反映科学实验的即时状态。

提醒四：以实验完成后补记的方式生成“原始”记录。应在数据产生的第一时间进行记录，确保原始记录不因记录延迟而导致丢失细节、形成误差。

提醒五：人为取舍实验数据生成“原始”记录。应对实验产生的所有数据进行记录。通过完整记录科学实验的成功与失败、正常与异常，确保原始记录反映科学实验的探索过程。

提醒六：随意更正原始记录。更正原始记录应提出明晰具体、可接受的理由，且只能由原始记录者更正，更正后标注并签字。文字等更正只能用单线划去，不得遮盖更正内容，确保原始记录不因更正而失去其原始性。

提醒七：使用荧光笔、热敏纸等不易长时间保存的工具和介质进行原始记录。应使用黑色钢笔或签字笔等工具和便于长期保存的介质，确保原始记录的保存期限符合科学研究的需要。

提醒八：未备份重要科研项目产生的原始数据。应实时或定期备份原始数据，遵守数据备份的相关规定，确保重要的科学数据的安全。

提醒九：人事变动时未进行原始记录交接。研究人员调离工作或学生毕业等，应将实验记录资料、归档资料、文献卡片等全部妥善移交，确保原始记录不丢失。

提醒十：使用未按规定及时标定的实验设备生成原始记录。应按照相关要求及时核查、标定仪器设备的精度和相关参数，确保生成的数据准确可靠。

上述做法与《科学技术研究档案管理规定》及国家其他有关科研档案管理规定所要求的一致，因此各单位和广大科研人员务必做好科研档案工作。

文章来源：《中国档案》