市直各部门，中央、省属驻威有关单位：
　　为确保归档电子文件的安全，使归档电子文件能够长期地处于可解读、可准确提供利用的状态，根据《中华人民共和国档案法》、国家《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、威海市《电子文件归档与管理暂行规定》的有关规定，经研究决定，将2001、2002两个年度的归档电子文件接收入馆。现将接收的范围、时限、标准做如下通知：
　　一、接收归档电子文件范围
　　列入本次接收范围的单位：市委、市政府、市人大、市政协、市纪委及其工作部门，市工会、妇联、团委、科协等群众团体及民主党派，市政府工作部门、管理机构、直属事业单位和议事协调机构的办事机构，市归口管理、部门直属的事业单位及部门内设机构，中央、省属和外地驻威单位（名单见附件1）。接收归档电子文件的内容：在公务活动中，通过现代化办公手段形成的归档电子文件。
　　二、接收归档电子文件时限
　　2001、2002两个年度。
　　三、接收归档电子文件标准
　　接收的归档电子文件必须是通过国家档案局确定的科怡2000软件形成的数据，归档电子文件以光盘的形式上报。上报光盘分两种，即“移交进馆上报盘”、“光盘发布盘”。光盘发布盘要制作两套，其中一套留档案室保存。其标准：
　　(一)、选择使用不可擦写、质地较好的光盘载体。载体要无划痕、清洁、无病毒。
　　(二)、归档电子文件登记表、标签、软件、说明资料等齐全完整。
　　(三)、在规定的软硬件环境下能够准确存取。
　　(四)、归档的每套载体检验合格率应达到100%。
　　四、移交光盘操作方法
　　（一）制作“移交进馆上报盘”，具体步骤如下：
　　1、进入“移交进馆”模块，点击“档案移交”；
　　2、弹出“数据上报”窗口，在“报盘路径”框中选择c或d或e盘；
　　3、在“上报数据年度”框中填写上报年度（例如：“2001至2002”或“2001至2001”），点击“上报原文”；
　　4、在“保管期限”框中选择“长久”，全部选中“请选择上报内容”中的选项，点击“拷贝”；
　　5、系统会自动在你所选择的硬盘上(c:或d:或e:盘)生成一个“移交进馆上报盘”文件夹，将该文件夹刻入光盘，即形成“移交进馆上报盘”。
　　6、检验“上报原文”及“保管期限”是否选择正确。
　　（二）制作“光盘发布”盘，具体步骤如下：
　　1、退出科怡2000档案管理系统，在Windows的“开始”菜单中找到“科怡2000档案室”；
　　2、点击“光盘发布”，登录后，选择移交“类别”和“年度”，点击“上载”；
　　3、系统会自动在c:\temp下生成一个光盘发布文件夹(类似“cd03......”名字)。
　　4、测试光盘发布是否正常，测试步骤如下：
　　　①、进入光盘发布文件夹(类似“cd03......”名 字)，双击"autorun"文件，光盘发布运行。
　　　②、在“光盘浏览程序”窗口中，点击“运行”。
　　　③、在“档案类别”中点击“文书”，再选中所发布的年度，检查右侧窗口中文件列表是否正常显示档案数据。
　　5、测试完全正确后，将该文件夹里的所有文件刻录到光盘(不要连同该文件夹一起刻录)，即形成“光盘发布”盘。
　　6、如果测试不正确，形成的光盘发布文件夹的数据为空，请删除该文件夹。如果科怡管理软件安装在C盘上，到C:\Program Files\Infosoft\Sinfarch\CdView下，找到“sinfarch”，把“sinfarch”点蓝，点鼠标右键，点属性，将“只读”属性前的“√”点去。再按照光盘发布步骤重新做一次即可。
　　(三)、各单位在制作“移交进馆上报盘”或“光盘发布盘”时，如果数据大于650MB（一般光盘容量为650MB），需将2001年度和2002年度的归档电子文件分别制作。
　　五、接收归档电子文件要求
　　(一)、为了保证归档电子文件移交数据的正确性，各单位在制作“移交进馆上报盘”和“光盘发布盘”前，必须对软件重新升级(包括以前已升级的单位)。升级步骤如下：
　　1、直接访问世纪科怡网站，(网址：http://www.infosoft.com.cn)，到首页右上角的“下载服 务”；
　　2、点击 “威海科怡2000档案管理系统的补丁 ”，点击“下载”，将“whpatch”这个应用程序下载存盘即可。
　　3、若科怡2000软件安装在本机器上，直接点击“ whpatch”文件，它会自动释放出一个“ weihaipatch”文件夹，在该文件夹中点击“威海 补丁”；
　　4、点击“升级”，软件的有关模块升级完成(若提 示重新启动计算机，也可不必重新启动)；
　　5、进入“光盘发布升级”文件夹后，点击“科怡2.3升级程序”后，光盘发布升级完成；
　　6、若科怡2000软件没安装在本机器上，需将下载的升级包“whpatch”转存到软盘上，再用该软 盘在使用科怡2000软件的微机上按上述操作升级 即可。
　　7、在网上下载的“whpatch”升级包要长期保留在 硬盘或软盘上，以备重装档案系统后，重新升 级。
　　(二)、归档电子文件光盘应贴上统一制作的光盘标签(见附件2)，详细填写有关内容。
　　(三)、在进行移交工作前，计算机必须进行全面杀毒。
　　(四)、接收进馆时间，自6月20日至7月底结束。
　　(五)、归档电子文件交接清册(见附件3)应一式两份，检验无误后，双方签字盖章。同时还要附一套长久归档纸质文件目录。如果在长久归档文件目录中归档文件未加原文的，需在备注上标明“此件无原文”。
　　六、今后的工作要求
　　电子文件归档和归档电子文件的上交进馆，是一项长久性的工作任务，各单位一定要高度重视，切实抓好。个别没有科怡2000软件的单位，抓紧时间配置软件；工作还不到位的单位，进一步完善措施，按要求完成电子目录的制作和电子原文的录入。

　　附件：1、归档电子文件移交单位名单
　　　　　2、光盘标签
　　　　　3、归档电子文件交接清册

　　　　　　　　　　　　　　　　　威海市档案局
　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○三年六月十二日　
附件1：

归档电子文件移交单位名单

　　市委办、人大办、政府办、 政协办、纪委办、法院、检察院、信访局、接待处、党史办、组织部、老干局、宣传部、统战部、民盟、政法委、政研室、台办、机关工委、党校、报社、口岸办、行政审批中心、宗教办、调研室、史志办、无委办、行管局、计划局、物价局、经贸委、贸易办、中小企业办、民营办、教育局、职教办、科技局、公安局、民政局、老龄委、司法局、财政局、国资办、住房中心、人事局、编委办、劳动局、国土局、建委、规划局、市政处、城建开发公司、房管局、煤气公司、交通局、公路局、港务局、航运局、水利局、农业局、农机局、畜牧局、林业局、海洋局、粮食局、外经贸委、文化局、新闻出版局、体育局、卫生局、计生委、审计局、环保局、统计局、旅游局、外事办、侨办、体改办、人防办、610办、总工会、 团委、妇联、科协、工商联、残联、广电局、铁路局、招商局、仲裁委、公证处、刘公岛管委、民航局、国际商会、技工学校、供销社、信息局、知识产权局、安监局、地震局、安全局、工商局、地税局、国税局、质监局、药监局、盐务局、邮政局、电信局、电业局、气象局、国检局、海事局、山大学校、哈大学校、人民银行、工商银行、农业银行、中国银行、建设银行、交通银行、中信银行、农发银行、商业银行、热电公司、人寿保险公司、财产保险公司、太保公司、平安保险公司、石油公司、烟草公司、丝绸公司、水运学校、移动公司、联通公司
附件2：

光　盘　标　签

　　说明：
　　全宗号　：由档案馆指定的编号；
　　全宗名称：使用单位规范化简称；
　　日　期　：文件形成的年、月、日；
　　载体编号：归档电子文件光盘编号；
　　类别代码：标识电子文件的类别，如字(表)处理文件　　　　　　　代码为“T”；
　　期　限　：光盘中存储的电子文件保存时间；
　　盘　别　：分为上报盘、发布盘；
　　操作员签字：由微机操作人员整理完毕签名。

附件3：

归档电子文件交接清册

　　年度：

　　光盘数：

　　归档电子文件条目数：

　　移交单位(盖章)： 接收单位(盖章)：

　　负责人(签字)： 负责人(签字)：

　　移交日期： 接收日期：